Dans notre démarche de projet agile, un des objectifs à atteindre est l’amélioration continue du travail effectué.

Pour se faire, nous procédons à chaque fin d’itération à une rétrospective. Elles nous permettent de discuter de nos pratiques, de les critiquer, de les optimiser, d’en proposer de nouvelles, d’en mettre de côté certaines qui ne servent pas notre intérêt : fournir les meilleurs livrables possibles, avec un haut niveau de qualité.

Une fois le projet livré, nous prenons également le temps de l’analyser dans sa globalité au travers d’une rétrospective de projet.

Préparer la rétrospective

La rétrospective est un processus de revue retraçant les bonnes et mauvaises expériences qui ont lieu dans le déroulement du projet. Idéalement, elle a lieu à chaud, dès que le projet a été livré en production, pour pouvoir mobiliser facilement les membres de l’équipe. Il est également plus simple de retracer les étapes marquantes du projet quand celui-ci vient juste de prendre fin.

Définir les participants, la date de la réunion, sa durée

Toutes les personnes ayant participé au projet sont invitées, quelque soit leur profil. Il est même envisageable d’inviter des membres de l’équipe projet côté client. En interne, cela concerne : le designer, les équipiers (développeurs, testeurs), le scrum master, le product owner, le directeur du projet.

L’animateur de la rétrospective est appelé facilitateur. Dans le monde du développement agile, le facilitateur a pour objectif d’aider les participants à analyser ce qui s’est passé et à définir le plan d’action.

Un secrétaire est, quant à lui, chargé de prendre des notes exhaustives. Cela permettra d’établir après la rétrospective une synthèse écrite.

Dans le cadre de nos projets, une demi-journée nous suffit pour mener la plupart des rétrospectives de projet.

Planter le décor

Il convient de ‘planter le décor’ : pourquoi nous consacrons du temps à cette rétrospective, rappeler le ou les objectifs du projet, définir un ordre du jour clair et précis. Cela peut commencer par l’énoncé de la directive de toute rétrospective : « Quelque soit ce que nous découvrirons durant cette rétrospective, nous considérons que chacun à fait le meilleur travail possible. » (traduction libre de la prime directive de Norman Kerth disponible dans son livre référence, Project Retrospective).

Notre objectif récurrent est de profiter de la fin d’un projet pour prendre du recul sur la manière dont ont été faite les choses, critiquer la méthodologie en vue de l’améliorer pour sa prochaine mise en application.

Structurer la rétrospective

La structure de nos rétrospectives est la suivante :

1. Historique du projet
2. Ce qui s’est bien passé, pour quelles raisons
3. Ce qui peut être amélioré, pour quelles raisons
4. Le plan d’action
5. Feedback, tour de table des participants.

L’historique peut être préparé en amont par le facilitateur pour en fluidifier le déroulement. Il suffit de lister les éléments les plus marquants de l’ensemble du projet et de les rassembler sous la forme d’une frise chronologique.

A partir de cet historique, il sera alors possible de tenir les brainstormings sur ce qui s’est bien passé, ce qui peut être amélioré, et de décider d’actions nouvelles ou correctives pour le prochain projet. Il faut rappeler que le but de la rétrospective n’est pas de critiquer les individus mais la méthode et les outils utilisés.

Ces ateliers ont des durées limitées (timebox) et le facilitateur veille à les faire respecter.

Différents formats peuvent être utilisés pour animer les trois premières parties d’une rétrospective. L’ouvrage de Norman Kerth en liste de nombreux. Ils doivent permettre de faire émerger les thèmes qui seront discutés et feront l’objet de plan d’action. Par exemple, lors d’une précédente rétrospective, il a été question de définition du produit, organisation et gestion du projet, réalisation du projet, satisfaction client.

Retranscrire la rétrospective

Il est pertinent de garder une trace écrite de la rétrospective. Une synthèse retranscrira donc les actions à mettre en place, et devra témoigner des raisons pour lesquelles telle pratique n’a pas été efficace et comment faire pour rectifier le tir. Cela incombe au facilitateur.

Cette synthèse permettra de remettre en question notre méthodologie et c’est grâce à elle que nous serons en mesure de corriger/modifier notre manière de travailler.

En conclusion

Nos rétrospectives nous ont permis d’introduire de nouvelles pratiques ou livrables, comme le document de vision, la story map (nous recommandons de lire le billet « The new user story backlog is a map » ). Cela nous a également poussés à reconsidérer notre manière de produire nos maquettes d’écrans.

Enfin, qu’est-ce qu’une rétrospective réussie ? Lors du tour de table final le facilitateur va recueillir ce qu’en ont pensé les participants. S’ils en sont satisfaits, c’est déjà un premier indicateur… Mais pas seulement : une bonne rétrospective permet d’engendrer un plan d’action raisonnable : un nombre d’actions limité, avec pour chaque action un responsable identifié et des objectifs atteignables (SMART).